Ordnung ins Home Office – effizient & nachhaltig arbeiten

       

Wer kennt es nicht, den schier unüberwindbaren Berg an Aufgaben und die knappe zur Verfügung stehende Zeit. Gerade für alle die im Home Office arbeiten, wie auch all diejenigen, die sowieso selbstständig sind. Gerne kann man den Überblick über Aufgabe und Zeit verlieren und gefühlt einfach nicht voran kommen. Genau deswegen schreibe ich diesen Blogbeitrag. Ich bringe mein Label, den Blog, die Uni und einen Nebenjob (Okay..Gastro ist zur Zeit mal auf unbestimmte Zeit verboten, zwecks Corona) unter einen Hut bringen. 

Dieser Beitrag beinhaltet einen Auszug aus meiner Seminararbeit zum Thema Zeitmanagement wie auch weitere Tipps zur richtigen Struktur in Eurem Home-Arbeitsalltag. Und übrigens vorne weg, meine Liebe zu den Bergen, Ordnung, Schubladen, Stiften, Papeterie und Boxen findet hier auch seinen Platz. 

Die Alpen-Methode

Jeden Tag haben wir 24 Stunden zur Verfügung, um Aufgaben und Pflichten zu erfüllen und  unsere Ziele zu erreichen. Der wichtigste Aspekt dabei ist, diese Zeit effizient einzusetzen. Im Zeitmanagement gibt es verschiedene Methoden, wie Ziele sinnvoll geplant, Aufgaben terminiert und priorisiert werden können. In dieser Auswahl habe ich mich für die ALPEN-Methode entschieden – vielleicht auch deshalb, weil ich die Berge so sehr liebe. Aber im Ernst, ich glaube, dass diese Methode eine wirkliche realistische Tagesplanung zulässt und wir einiges über unserer Zeitgefühl und Konstruktives Talent lernen können. Kurz der Hintergrund zu der ALPEN-Methode – Die ALPEN-Methode geht zurück auf den Amerikaner Alan Lakein, das deutsche Merkwort kommt von Lothar Siewert, einem Speaker und Autor über Zeitmanagement.  Der Begriff setzt sich zusammen aus: 
A – Aufgaben, Aktivitäten und Termine:
Mit einem Zeitplanbuch, wird für jeden Tag eine neue Seite angelegt und die Termine des Tages, Telefonate und Mails aufgeschrieben. Dabei geht es wirklich um die kleinsten Aufgaben, auch die privaten, welche dann nach Themengebieten gegliedert werden.  Ich habe Euch als Beispiel einen typischen Freitag von mir aufgeschrieben und dann gegliedert. Zusätzlich setze ich noch die Ampel Farben ein – Sprich, pink, ist super dringend und muss gemacht werden, gelb ist wichtig, aber nicht dringend und grüne Aufgaben können verschoben werden. Zum Beispiel in: Uni, Arbeit, Sport, Familie, Privat.    
L – Limit setzen, Länge schätzen / festlegen:
realistische Einschätzung wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, um sich nicht zu verzetteln. Am Anfang habe ich mich oft an einer Aufgabe festgehalten, dabei ist es manchmal besser einfach die Aufgabe dann ruhen zu lassen und etwas anderes zu machen. Am nächsten Tag ist der Kopf für diese Aufgabe dann wieder frei. Auch die eigene Selbsteinschätzung für eine Aufgabe braucht Übung. Auch heute noch verschätze ich mich mit der Zeit, dass ist okay, aber man kriegt ein Gefühl für ein gutes Zeitmanagement.
P – Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse reservieren.
Ein Tag verläuft nie geradlinig – oft kommt was dazwischen und sei es nur eine Mail nebenbei. Für solche Ereignissen, werden Puffer zwischen den Aufgaben eingetragen, um das auszugleichen, oder auch eine Pause zu machen.    
E – Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten treffen.
Wann erledige ich die großen Aufgaben? Nach Dringlichkeit & Wichtigkeit ordnen. Diesen Schritt habe ich am Anfang eigentlich schon gemacht. Aber jetzt geht es auch darum, dass z.B Familienmitglieder die einkaufen gehen, Euch was mitbringen können, oder eine Aufgabe doch in einem kürzeren Rahmen bearbeitet wird.
N – Nachkontrolle und Unerledigtes übertragen.
Wie viel wurde erledigt? Passte die Zeiteinteilung? Am Ende des Tages könnt ihr dann schauen, wie Eure Planung funktioniert hat. Also war die Zeiteinteilung realistisch oder war eine Aufgabe doch nicht so wichtig. Ich finde es mega spannend abends den Tag zu reflektiere. Oft haben wir das Gefühl nicht wirklich etwas geschafft zu haben, aber man muss das von der anderen Seite betrachten und sehen, was man alles erledigt hat.  Nur wer langfristig seine Tagesaufgaben bewältigen kann, kann langfristig die Ziele erreichen. Also gilt doch der Leitfaden: Was bringt mich meinen Zielen näher? Eine richtige Planung dient dem Zweck, dass zum richtigen Zeitpunkt, auch das richtige getan wird. Das Ziel ist Zeit zu sparen. Mögliche Fragen: Wie sieht meine heutige Tagesplanung aus? Was möchte ich heute unbedingt erreichen? – sind elementar. Die einzelnen Aufgaben sollen ohne Unterbrechung, bis zum Ende durchgeführt werden. Je besser geplant wurde, desto mehr Zeit wird eingespart. Für die Planung von Tagesaufgaben, eignet sich der Vorabend des neuen Arbeitstages.  Übrigens: Alles, was ich am Tag nicht abgehakt habe, wird am nächsten Tag übernommen. „Gute Planung ist die Grundlage eines erfolgreichen Zeitmanagements!“ sagt Arne Prieß (Prieß/Spörer, 2015, S.88) 
ALPEN-METHODE - Ordnung im Home Office

Kommen wir nun zur Struktur & Organisation

Ich liebe Boxen, Kisten, Strukturen und demnach sieht auch mein Büro Alltag aus. Übrigens befolge ich diese Struktur auch auf meinem Laptop, sodass ich auch da immer den Überblick habe und auf wichtige Projekte immer schnell Zugriff habe. 

Auf meinem Schreibtisch befinden sich mehrere Stationen.

Station 1: Künstlerisches und alles kreative, Farben, Pinsel usw.
Station 2: sind Stempel & Aufkleber für meinen Kalender, sowie Textmarker
Station 3: Ablage für aktuelle Post
Station 4: Stift

Station 3 arbeite ich sofort ab, dabei lasse ich noch zu bearbeitende Unterlagen auf der Ablage liegen und alles was fertig ist, kommt in die große Ablage zum abheften. Diese Ablage sortiere ich jeden Freitag.

In meinem Office Regal habe ich zwei Schubladen – eine mit Büromaterialien wie Karteikarten, Klebstoff und Reiszwecken, in der anderen Schublade befindet sich nochmal Bastelkram.
Alle Ordner bei mir sind von außen beschriftet und haben innen Register für eine bessere Unterteilung. Aus Sicht der Nachhaltigkeit versuche ich vieles digital zu arbeiten, aber es geht nicht immer ohne. Wenn ich aber etwas ausdrucken muss, dann auf Recycling Papier.

Zwei weitere Kästen gehören zum Label beinhalten Lager und Verpackung.
Es ist einfach diese Struktur beizubehalten. Übrigens habe ich auch immer ein Notizblock dabei, um alles immer in einem zu haben – Gedanken, Infos, Ideen

Nachhaltiges Home Office 

  • am Fenster arbeiten spart das anmachen der Lampe
  • zügiges und effizientes arbeiten spart Zeit am Laptop und somit Energie 
  • Recycling Papier benutzen und möglichst nur das notwendigste ausdrucken
  • Leere Kugelschreiber nicht wegschmeißen, sondern eine Ersatzmiene kaufen
  • Textmarker gibt es mittlerweile auch in der Öko Variante aus pflanzenbasierten Plastik und pflanzlicher Farbe
  • Auch Tesafilm und Klebstoff gibt es in grün – biologisch abbaubar. 
  • Kartos & Kisten können auch aus alten Obssteigen oder Ordnern sein, welche man mit einem DIY aufpeppen kann. 

„Das habe ich alles im Kopf“, ist die Lieblingsausrede für diejenigen, die keinen Plan vorzeigen können. (Prieß/Spörer, 2015, S.67). Demnach sind Zeitmodelle sinnvolle Begleiter unseres
 Lebens, um den Alltag zu strukturieren
 

ALPEN-METHODE - Ordnung im Home Office
ALPEN-METHODE - Ordnung im Home Office

Larissa

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